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檔案應用規定

* 檔案應用規定

壹、
行 政 院 農 業 委 員 會 特 有 生 物 研 究 保 育 中 心(以 下 簡 稱 本 中 心)為 發 揮 檔 案 應 用 功 能 , 特 訂 定 本 規 定 。
貳、 本 規 定 係 依 檔 案 法 第 三 章 第 十 七 條 至 第 二 十 一 條 及 二 十 六 條 規 定 辦 理 。
參、 檔 案 應 用 申 請
一、 民 眾 申 請 閱 覽 、 抄 錄 或 複 製 檔 案 應 以 書 面 敘 明 理 由 申 請 之 ; 本 中 心 申 請 書 置 於 網 站 供 民 眾 透 過 網 路 下 載 列 印 。
二、 申 請 書 送 達 方 式 得 以 親 自 送 達 或 書 面 通 訊 為 之。
肆、 申 請 審 核 及 回 覆
一、 本 中 心 收 受 申 請 書 後 視 同 公 文 , 比 照 公 文 流 程 分(發)文 並 於 收 文 後 三 十 日 內 辦 竣 , 如 有 補 正 者 , 自 補 正 之 日 起 算 。
二、 受 理 單 位(指 原 公 文 承 辦 員 或 承 辦 單 位)應 調 案 檢 視 檔 案 內 容 是 否 提 供 應 用 並 擬 妥 審 核 通 知 書 , 必 要 時 簽 會 該 檔 案 所 涉 業 務 單 位 , 檔 案 如 有 應 限 制 公 開 或 提 供 之 部 分 , 應 先 予 註 記 後 簽 准 之 ; 申 請 案 件 如 不 符 規 定 或 資 料 不 全 應 通 知 申 請 人 七 日 內 補 正 ; 逾 期 不 補 正 或 無 可 補 正 者 , 得 駁 回 申 請 。
三、 經 核 准 應 用 檔 案 者 , 受 理 單 位 應 備 審 核 通 知 書 正 本 回 覆 申 請 人 , 影 本 送 秘 書 室 備 查 ; 經 審 核 駁 回 者 受 理 單 位 除 函 覆 申 請 者 並 應 將 審 核 通 知 書 影 本 送 秘 書 室 同 時 辦 理 歸 還 檔 案 手 續 。
伍、 準 備 檔 案 : 核 准 應 用 之 檔 案 中 有 部 分 應 限 制 公 開 或 提 供 之 情 形 , 應 就 可 公 開 部 分 准 予 應 用 。
陸、 閱 覽 、 抄 錄 或 複 製 檔 案
一、 申 請 人 如 需 本 中 心 提 供 檔 案 複 製 郵 寄 服 務 者 , 受 理 單 位 應 先 收 取 申 請 人 繳 交 之 郵 資 及 複 製 費 用 後 , 將 檔 案 複 製 品 併 同 收 據 寄 交 申 請 人 並 辦 理 檔 案 歸 還。
二、 申 請 人 至 本 中 心 指 定 處 所(圖 書 室)閱 覽 、 抄 錄 或 複 製 檔 案 時 , 應 出 示 審 核 通 知 書 及 身 分 證 明 文 件 並 完 成 登 記 程 序 後 , 始 得 進 入 。
三、 檔 案 交 付 申 請 人 使 用 時 , 應 請 其 於 檔 案 應 用 簽 收 單 簽 名 。
四、 申 請 人 閱 覽 、 抄 錄 或 複 製 檔 案 , 應 保 持 檔 案 資 料 之 完 整 , 不 得 有 下 列 之 行 為 :
1. 添 註 、 塗 改 、 更 換 、 抽 取 、 圈 點 或 污 損 檔 案 。
2. 拆 散 已 裝 訂 完 成 之 檔 案 。
3. 以 其 他 方 法 破 壞 檔 案 或 變 更 檔 案 內 容 。
如 發 生 前 述 所 列 情 形 者 , 本 中 心 應 停 止 其 閱 覽 或 抄 錄 ; 其 涉 及 刑 事 責 任 者 , 移 送 檢 察 機 關 偵 辦 。
柒、 還 卷
一、 檔 案 應 用 完 畢 , 應 當 場 檢 視 申 請 人 歸 還 檔 案 之 完 整 性 , 如 有 污 損 、 破 壞 或 不 當 使 用 情 形 應 於 檔 案 應 用 簽 收 單 註 記 。
二、 檔 案 應 用 應 於 當 日 歸 還 。
三、 申 請 人 閱 畢 檔 案 應 歸 還 受 理 單 位 並 經 點 收 無 訛 後 , 於 檔 案 應 用 簽 收 單 上 註 記 還 卷 並 將 一 聯 交 付 申 請 人 。
四、 申 請 人 還 卷 後 , 應 向 申 請 人 收 取 閱 覽 、 抄 錄 或 複 製 檔 案 之 費 用(以 檔 案 管 理 局 所 訂 之 檔 案 閱 覽 抄 錄 複 製 收 費 標 準 計 價), 開 立 收 據 後 併 同 檔 案 複 製 品 交 予 申 請 人 。
五、 受 理 單 位 應 將 檔 案 應 用 簽 收 單 影 本 併 同 供 閱 檔 案 辦 理 調 案 歸 還 。
六、 檔 案 管 理 單 位 應 於 每 年 年 終 時 辦 理 檔 案 應 用 統 計 。

 
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